1 – Dépôt des idées
Qui peut déposer une idée ?
Les idées peuvent être déposées :
- par des citoyen.nes à titre individuel ou collectif
- par des associations sans but lucratif (y compris junior association), ayant leur siège ou une antenne en Ille-et-Vilaine.
Condition d’âge : La personne déposant l’idée doit être âgée au minimum de 16 ans
Cas d'exclusion : Les membres de la Commission citoyenne (cf. article 4) ; les élu.es et les agents des instances de suivi du budget participatif ne peuvent être ni porteurs d’idées, ni partenaires financiers.
Comment ?
Le dépôt d’idées s’effectue sur Internet via cette plateforme. La création d’un compte est nécessaire pour déposer une idée et/ou pour voter. Pour vous inscrire, vous devez renseigner votre nom ou un pseudonyme, votre adresse mail et un mot de passe personnel.
Des ateliers d’appui à la formulation des idées seront organisés dans chaque territoire d’agence. Les dates et lieux seront indiqués sur cette plateforme ; les inscriptions ouvertes à tous et toutes se feront en ligne.
Quand ?
Le dépôt d’idées est ouvert du 1er décembre 2022 au mercredi 15 février 2023 (inclus).
2 – Conditions de recevabilité des idées
Pour être recevable, toute idée doit respecter les critères ci-dessous
2.1 Pouvoir se concrétiser en Ille-et-Vilaine. Le projet tel qu’il verra le jour peut être ancré localement ou être itinérant, du moment qu’il bénéficie en premier lieu aux Bretillien.nes.
2.2 Relever de l’intérêt général, c'est-à-dire être utile d’un point de vue collectif et susceptible d’améliorer le vivre ensemble.
2.3 Respecter la Charte d’utilisation de la plateforme accessible depuis le menu en haut de la plateforme.
2.4 Relever de thématiques s’inscrivant dans les compétences du Département :
- solidarités (insertion, autonomie, handicap, inclusion numérique),
- environnement, biodiversité, transition écologique,
- culture,
- éducation,
- jeunesse,
- sport,
- égalité femme-homme,
- citoyenneté et laïcité,
- économie sociale et solidaire,
- tourisme et patrimoine,
- mobilités durables
2.5 Etre suffisamment détaillée pour pouvoir être analysée quant à sa faisabilité technique, juridique et financière.
2.6 Relever d’une dépense d’investissement (projets d’aménagement, de travaux, de rénovation ou d’acquisition de matériel) et non de dépenses de fonctionnement (frais d’animation ou de gestion, tels que des frais de personnel, d’électricité, d’entretien…).
Les études préalables à un investissement sont considérées comme de l’investissement.
2.7 Ne pas entrainer l’artificialisation d’un espace naturel ou « espace vert ».
2.8 Ne pas entrer en contradiction avec les politiques ou investissements déjà prévus par le Département.
3 – De l’idée au projet
Instruction par les services en lien avec le porteur d’idée
La faisabilité technique, juridique et financière des idées recevables sera examinée par les services du Département. Cette analyse de faisabilité commence avec les premières idées déposées et se poursuit jusqu’à la fin du mois de mai 2023.
Durant cette période, les porteurs d’idée pourront être contactés par les services du Département si besoin de précisions. Les services pourront donner des conseils pour tendre vers la qualité et la pérennité du projet. Ils ne se prononceront pas sur la pertinence des projets.
Le Département étant garant de la bonne utilisation de l’argent public, les services pourront proposer, avec l’accord des personnes concernées, de fusionner des projets similaires.
Coût maximum d’un projet tel qu’estimé lors de l’analyse de faisabilité
Le coût d’un projet estimé lors de l’analyse de faisabilité ne pourra pas dépasser 50 000€.
Une exception est prévue pour les projets au coût compris entre 50 000€ et 100 000€ : la Commission citoyenne (cf. article 4) pourra soumettre au vote jusqu’à 3 projets dans cette tranche, à condition de pouvoir justifier leur caractère d’utilité sociale ou écologique.
Certaines dépenses de fonctionnement liées directement à un investissement pourraient être financées si elles représentent au maximum 10% du coût total du projet. Les services devront estimer avec le porteur de projet si ces dépenses sont nécessaires au lancement du projet. Elles seront en tout état de cause non reconductibles.
Cumul possible avec des financements extérieurs : les co-financements sont autorisés à la condition que le porteur de projet puisse apporter la preuve d’un engagement ferme du ou des autres financeurs, avant la mise au vote du projet.
Non cumul avec d’autres dispositifs portés par le Département : un projet ne pourra pas être soumis au vote citoyen dans le cadre du budget participatif s’il a obtenu un financement au titre d’un autre dispositif départemental.
Autres acteurs pouvant mettre en œuvre les projets
Pour les projets ne pouvant pas être réalisés directement par le Département (exemple : projet sur foncier communal), ce dernier identifiera la structure susceptible de réaliser le projet s’il était lauréat suite au vote : ce pourra être une association, une collectivité territoriale ou un groupement de communes.
Le Département vérifiera l’accord de ce maître d’ouvrage, condition pour que le projet soit soumis au vote.
4 – Une Commission citoyenne pour le budget participatif
Garante de la transparence de la démarche et de l’égalité de traitement des projets déposés, elle accompagne le déroulement du budget participatif dans ses différentes étapes. Elle peut être associée aux réunions du Comité de suivi, composé de l’élue déléguée et de référent.es des services, en fonction des besoins.
Missions de la Commission citoyenne
La Commission citoyenne aide à définir les critères d’évaluation du premier budget participatif départemental, et avec le Comité de suivi, elle participe à son évaluation.
Si certains projets ont un coût estimé compris entre 50 000€ et 100 000€, elle peut décider de retenir jusqu’à trois projets dans cette tranche pour qu’ils soient soumis au vote.
Elle peut être consultée concernant un cas non prévu par le présent règlement.
A l’issue de l’analyse de faisabilité, la Commission citoyenne peut attribuer des coups de cœur à des projets réalisables qu’elle souhaite mettre en avant. Ces projets coups de cœur se distingueront par un symbole sur la plateforme.
Composition de la Commission citoyenne
Vingt-quatre citoyen.nes volontaires aux profils divers seront mobilisé.es . La composition sera paritaire (12 femmes – 12 hommes) et les 6 territoires d’agence du Département seront représentés.
5 – Campagne pour les projets
La campagne est menée par chaque porteur de projet, avec ses moyens propres et sous sa responsabilité. La communication des porteurs de projets devra être bienveillante et respectueuse des autres participants.
Un kit de campagne pourra être remis à chaque porteur de projet, pour l’aider à faire connaitre son projet.
6 – Vote pour les projets
Une fois l’analyse de faisabilité terminée, les porteurs de projet sont informés par les services du Département du passage au vote de leur projet. Les projets concernés sont consultables à l’étape dédiée au vote sur la présente plateforme.
Pour les projets ne pouvant pas être soumis au vote, les services du Département en informent les dépositaires et publient les éléments de justification sur la plateforme.
Qui peut voter ?
Tout Bretillien ou Bretillienne âgé.e d’au moins 16 ans peut voter.
Comment voter ?
Pour voter, il faut avoir un compte sur la plateforme. Pour créer son compte : renseigner son adresse mail, son nom ou pseudonyme et un mot de passe personnel.
Chacun dispose de 3 votes et vote obligatoirement pour ses 3 projets favoris, à l’échelle du territoire départemental.
Quand voter ?
Les votes sont ouverts, exclusivement sur la plateforme numérique, du 1er juin au 30 juin 2023 inclus. Les votes sont clos le 30 juin 2023 à minuit.
7 – Choix des projets lauréats
Un budget participatif pour tous les bassins de vie
Pour cette première édition, le Département fait le choix de s’appuyer sur l’organisation territoriale de ses services pour pré-répartir le budget en 6 territoires et ainsi encourager tous les habitants à participer. Pour comprendre le rôle des agences départementales et accéder à la carte des territoires d’agence : https://www.ille-et-vilaine.fr/agences.
Modalités de désignation des projets lauréats suite au vote
Le budget global de 2 millions d’euros ainsi réparti représente un budget d’environ 333 000€ pour chacun des 6 territoires d’agence. Un projet est associé à un territoire d’agence soit par sa localisation, soit par l’adresse de son porteur si le projet n’est pas ancré en un lieu.
La sélection des projets lauréats s’opère par ordre décroissant des voix jusqu’à consommation du budget dans chaque territoire d’agence.
Si certains territoires d’agence n’épuisent pas leur budget (faute de projets ou parce que certains n’ont reçu aucun vote), les montants résiduels sont basculés dans une « enveloppe globale ». Cette enveloppe permet de financer le ou les projets les mieux classés qui n’ont pu être financés par le budget de leur territoire et dont le coût estimé est compatible avec cette enveloppe globale.
8 – Réalisation des projets lauréats
Tous les projets retenus seront réalisés :
- soit par le Département ;
- soit par un partenaire : association, collectivité territoriale ou groupement de collectivités territoriales. Dans ce cas, une convention entre le partenaire et le Département précisera les modalités de mise en œuvre et de financement du projet.
Si un collectif de citoyens souhaite mettre en œuvre lui-même son projet, il devra se constituer en association pour pouvoir recevoir la subvention allouée au projet.
Pour les projets relevant d’une maîtrise d’ouvrage communale ou intercommunale, la commune ou l’EPCI co-finance le projet à hauteur de 20% de son coût total (sauf dérogations prévues par la loi, notamment Article L1111-10 du CGCT).
La mise en œuvre des projets lauréats commencera, autant que possible, dans l’année suivant le vote. Les services départementaux suivront la mise en œuvre pour vérifier que les projets soient conformes aux critères formulés dans le présent règlement.
Il peut arriver qu’un projet lauréat ne soit pas mis en œuvre, en cas de désistement du porteur ou d’un co-financeur (pour les projets non financés à 100% par le Département) ou en cas d’évolution majeure du contexte qui ne pouvait être anticipée lors de l’analyse de faisabilité.
9 – Gestion des données personnelles
Le recueil d’informations personnelles par le Département d’Ille-et-Vilaine et ses prestataires dans le cadre de l’organisation du Budget Participatif est encadré par le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
10 – Communication sur les projets lauréats
Le Département pourra communiquer sur les projets au cours de leur mise en œuvre afin de les valoriser.
Les lauréats acceptent d’être sollicités par le Département d’Ille-et-Vilaine afin d’apporter des précisions relatives à la réalisation de leur projet et à leur expérience du budget participatif départemental.
11 – Evaluation du 1er budget participatif
L’évaluation du dispositif permettra d’envisager des évolutions pour la prochaine édition.
Elle s’opère avec l’aide de la Commission citoyenne :
- auprès des porteurs d’idées
- auprès des élus membres du comité de suivi et des services instructeurs.